Für Behörden und öffentliche Verwaltung
Die IFG-Anfrage ist da. Die Akte ist es noch nicht.
Kurz gesagt: Wie aufwendig das Schwärzen für Behörden ist, zeigt ein Fall vor dem VG Mainz (Urteil vom 05.04.2017, Az. 3 K 569/16.MZ): Für eine einzige Akteneinsicht gingen rund 100 Arbeitsstunden und über 4.000 € Personalkosten in das Zusammentragen und Schwärzen von 39 Verfahrensakten. Genau dieser Aufwand — Akten finden, prüfen, schwärzen — ist der Schritt, der sich seitenweise vorbereiten lässt.
(Einzelentscheidung aus dem Jahr 2017, kein allgemeiner Gebührenmaßstab.)
Akten herausgeben heißt: Jede Seite prüfen und jeden Vorgang dokumentieren. Erkannte Namen, Geburtsdaten, Postanschriften, Telefonnummern und E-Mail-Adressen können Sie unkenntlich machen lassen; Versicherungsnummern werden nicht automatisch erkannt. Eigene Muster können Sie ergänzen. Eingänge lassen sich außerdem auf Schadsoftware prüfen und als PDF/A ausgeben.
Das erledigen wir konkret für Sie
Keine Suche im Katalog nötig — das sind die Schwerpunkte für Behörden und die öffentliche Verwaltung. Name, Kurznummer und Abrechnungseinheit stehen so im Leistungskatalog.
Namen und Kontaktdaten schwärzen oder durch Platzhalter ersetzen
TC037 · Abrechnung je Seite
Maskiert erkannte Namen, Geburtsdaten, Postanschriften, Telefonnummern und E-Mail-Adressen.
Scans durchsuchbar machen (Texterkennung)
TC026 · Abrechnung je Seite
Legt über gescannte Seiten eine unsichtbare Textschicht (Deutsch und Englisch), damit Sie suchen und Text kopieren können; Seiten mit vorhandenem Text bleiben unverändert.
Archivsicheres PDF/A erzeugen
TC021 · Abrechnung je Datei
Erzeugt das genormte Langzeitformat PDF/A; die starke PDF-Kompression darf derzeit nicht zugleich gewählt werden.
E-Rechnungs-Eingang komplett
TC172 · Abrechnung je Rechnung
Eingehende E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) lesen, gegen die EN-16931-Kernregeln prüfen und als PDF/A-3-Archivfassung mit eingebetteter Original-XML ablegen — ein Festpreis je Rechnung.
Akte digitalisieren und lesbar machen
TC140 · Abrechnung je Akte bis 100 Blatt
OCR, vereinheitlichte durchsuchbare Fassung und erhaltener Seitenbezug; PDF/A ist optional.
Auf Schadsoftware prüfen
TC043 · Abrechnung je Datei
Liefert je Datei den lesbaren Nachweis der automatischen Schadsoftware-Prüfung.
Alle passenden Leistungen in dieser Branche
30 buchbare Leistungen, 1 weitere derzeit nicht buchbar. Die aktuellen Endpreise je Einheit (inkl. 19 % USt) stehen auf der Seite Leistungen; den Gesamtpreis Ihres Auftrags sehen Sie vor dem Start.
Dokumente und Belege
E-Rechnung
Datenschutz und Sicherheit
- Konto- und Kartendaten schwärzen
- Namen und Kontaktdaten schwärzen oder durch Platzhalter ersetzen
- Gesichter und Kfz-Kennzeichen verpixeln
- Namen durch Platzhalter ersetzen
- Verborgene Metadaten entfernen (EXIF, Autor, Verlauf)
- Eigene Begriffe gezielt schwärzen
- Auf Schadsoftware prüfen
- Makros aus Office-Dateien entfernen
- Künstliche Testdaten erzeugen
Recht und Akten
Tabellen und Datensätze
- Große Tabelle in gleich große Teile zerlegen
- Tabelle nach Spaltenwert in getrennte Dateien aufteilen (z. B. je Region eine Datei)
- Kopfzeile in jeder Teildatei sichern
- Daten gegen Ihre Regeln prüfen (Pflichtfelder & Typen) und bereinigen (Leerzeichen, Formate)
- Personenbezogene Felder maskieren (durch Platzhalter ersetzen, pseudonymisieren per HMAC-SHA256 oder teilweise verdecken)
Dateien und Archive
Bilder, Audio und Video
Was wir nicht übernehmen
- Wir sind keine E-Akte und schließen an keine an (xdomea, XAIP).
- Wir übernehmen keine Archivabgabe und keinen Beweiswerterhalt.
- Wir unterschreiben und siegeln nicht.
- „Akte schwärzen“ ist derzeit nicht buchbar.
- Pläne und Zeichnungen (CAD/GIS) sowie E-Mail-Dateien verarbeiten wir nicht.
- Ob unser Dienst Ihre Beschaffungs- und Sicherheitsvorgaben erfüllt, müssen Sie selbst prüfen.
Worauf Sie sich verlassen können
Für die öffentliche Hand ist der Datenstandort keine Kür, sondern Pflicht: Kernverarbeitung in der Region Frankfurt am Main, Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, AVV nach Art. 28 DSGVO, abgeschotteter Bereich je Kunde. Das ist keine Zusage, dass überhaupt keine Daten Deutschland oder die Europäische Union berühren — wo das vorkommen kann, benennen wir es einzeln in Abschnitt 9 der Datenschutzerklärung. Die Entscheidung über die Herausgabe bleibt bei Ihnen — wir liefern die vorbereitete Akte. Auch Amtsträger unterliegen der Schweigepflicht (§ 203 Abs. 2 StGB); uns als mitwirkende Person förmlich zu verpflichten und zu belehren, verlangen dann § 203 Abs. 3 und Abs. 4 StGB ebenso. Wie wir das erfüllen: Wie wir Ihre Verschwiegenheitspflicht absichern.
Kernverarbeitung: Region Frankfurt AVV nach Art. 28 DSGVO Gutschrift nach den geltenden Bedingungen Keine laufende Grundgebühr im Standardtarif
- Word- und Textdateien mitwandeln TC020
- Tabellen als PDF ablegen TC022
- Präsentationen als PDF sichern TC023
- Grafiken bleiben gestochen scharf TC024
- Schriften dauerhaft einbetten TC025
- Nachweis-Protokoll jeder Schwärzung TC042
- Abgleich mit Schadsoftware-Datenbanken TC044
- Auch unbekannte Schädlinge erkennen TC045
- Archive von innen prüfen TC046
- Eingebettete Programme sicher isolieren TC047
- Getarnte Dateien entlarven TC049
Testen Sie es mit Ihren eigenen Dateien
Zusammenstellen und den Preis sehen kostet nichts. Sie zahlen erst, wenn Sie verarbeiten lassen.
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