Fristen-Checkliste E-Rechnung: 2026, 2027, 2028
Kurz gesagt: Drei Stichtage genügen: Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit dem 01.01.2025. Versenden müssen Sie sie ab 01.01.2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag — und ab 01.01.2028 alle. Das Jahr 2026 ist die letzte volle Vorbereitungszeit. (Quellen: § 27 Abs. 38 UStG i. V. m. Wachstumschancengesetz; xrechnungs.de; kostenlose-erechnung.de — unten verlinkt.)
Stand dieser Checkliste: 15. August 2026. Halbjährlich aktualisiert; nächste Prüfung: Februar 2027.
Die Fristen im Überblick
| Datum | Was gilt | Wen es trifft |
|---|---|---|
| seit 01.01.2025 | Empfangspflicht. Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen (strukturiertes Format nach EN 16931, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen und verarbeiten können. Keine Übergangsfrist, kein Widerspruchsrecht. | Alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen — auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Das sind laut Destatis 7,2 Mio. Unternehmen (Berichtsjahr 2021). |
| bis 31.12.2026 | Übergangszeit. Papier- und einfache PDF-Rechnungen dürfen noch verschickt werden; für E-Rechnungen vor 2027 ist die Zustimmung des Empfängers noch möglich. Faktisch: das letzte volle Jahr zur Vorbereitung. | Alle — aber: 70 % der befragten Unternehmen waren Mitte 2026 noch nicht fertig (Quadient/opinionWay, Juni 2026). |
| ab 01.01.2027 | Versandpflicht, Stufe 1. E-Rechnungen müssen ausgestellt werden, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 2026 über 800.000 € lag. | Größere Unternehmen. Wie viele genau über der Grenze liegen, ist frei nicht belegt verfügbar — Größenordnung: sechsstellig, nicht millionstellig (Schätzung, keine Quelle). |
| ab 01.01.2028 | Versandpflicht, Stufe 2. E-Rechnungspflicht für alle B2B-Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. | Alle. Von der Pflicht ausgenommen sind nach derzeitiger Lesart der BMF-Schreiben Kleinunternehmer — der Empfang bleibt für sie trotzdem Pflicht. |
Was zusätzlich auf dem Zettel gehört
- Archivierung nicht vergessen: Eingehende E-Rechnungen müssen im strukturierten Originalformat aufbewahrt werden (GoBD, 8 bis 10 Jahre). Die PDF-Ansicht allein genügt nicht — bei ZUGFeRD ist der eingebettete XML-Datensatz maßgeblich (Details auf unserer GoBD-Seite).
- Empfang testen, bevor es Pflicht-Schmerz gibt: Die praktische Engstelle ist selten das Gesetz, sondern der eigene Posteingang: Zwei Drittel der Handwerksbetriebe hatten Mitte 2026 noch Schwierigkeiten beim Empfang (ZDH-Umfrage, via Börse Express, 18.07.2026).
- Diese Seite ersetzt keine Steuerberatung. Verbindlich sind Gesetz und BMF-Schreiben; bei Grenzfällen (Kleinunternehmer, gemischte Umsätze) hilft der Steuerberater.
Quellen
- § 14, § 27 Abs. 38 UStG (Wachstumschancengesetz) — Gesetzesgrundlage der Empfangs- und Versandpflicht
- xrechnungs.de, 22.06.2026 — Fristen, Ausnahmen, Kleinunternehmer — xrechnungs.de
- kostenlose-erechnung.de, 21.07.2026 — Fristentabelle und GoBD-Hinweis — kostenlose-erechnung.de
- Destatis, Umsatzsteuerstatistik (PM 18.09.2025) — 7,2 Mio. umsatzsteuerpflichtige Unternehmen — destatis.de
- Börse Express, 18.07.2026 — DATEV-Zahlen H1 2026, ZDH-Umfrage, Quadient/opinionWay — boerse-express.com
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