Technische Belegvorbereitung für GoBD-Prozesse
Kurz gesagt: TitanCore kann technische Bausteine für Ihre eigene, nachvollziehbare Ablage liefern. Ob Ihr Gesamtverfahren GoBD-Anforderungen erfüllt, hängt von Ihren Abläufen und der Aufbewahrung ab. Bei E-Rechnungen ist der strukturierte XML-Datensatz maßgeblich, nicht nur die PDF-Ansicht. Die PDF/A-Ansicht ersetzt das Original nicht.
Eine für GoBD-Anforderungen geeignete Ablage beginnt nicht im Archiv — sie beginnt bei der Datei. Ein Beleg, der als unsortiertes Foto namens „IMG_4521.jpg" vorliegt, ist für die Prüfung wenig wert. TitanCore24 kann Ihre Belege technisch vorbereiten: etwa als PDF/A, ausgelesen und einheitlich benannt — jeder Schritt mit festem Preis je Datei, sichtbar vor jedem Auftrag — mit lückenlosem Protokoll über jede Verarbeitung.
Was die GoBD von Ihren Dateien verlangt
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form verlangen im Kern drei Dinge: Belege müssen nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar abgelegt sein. Für die Praxis heißt das: Jede Datei braucht einen aussagekräftigen Namen, ein dauerhaft lesbares Format und eine lückenlose Dokumentation dessen, was mit ihr passiert ist.
Genau an diesen drei Punkten setzt TitanCore24 an.
Der Beitrag von TitanCore24 im Detail
- Dauerhaft lesbares Format: Umwandlung in PDF/A
- Aussagekräftige, einheitliche Benennung: regelbasiertes Umbenennen
- Erfassung des Beleginhalts: Belegauslesung
- Nachvollziehbarkeit der Verarbeitung: technisches Verarbeitungsprotokoll — inklusive
Die Preise je Schritt stehen vor jedem Auftrag auf dem Bildschirm und unter Leistungen & Preise.
Die ehrliche Grenze — und warum sie wichtig ist
TitanCore24 ist nicht Ihr Archiv. Für Arbeitsdaten gilt eine feste Frist von 7 Tagen ab Auftragsende; der Ende-zu-Ende-Löschstatus muss vor Freigabe serverseitig nachgewiesen sein. Die eigentliche Ablage und Aufbewahrung liegt bei Ihnen beziehungsweise in Ihrem bestehenden System. TitanCore24 ist die Vorbereitungsstufe davor — aus Papierchaos und Dateiwust werden geordnete, dauerhaft lesbare Belege, die Sie dann in Ihrer Ablage speichern.
Diese Trennung hat einen Vorteil: Ihre Belege lagern nicht dauerhaft bei einem Dienstleister, sondern dort, wo sie hingehören — in Ihrer eigenen Ablage, deren rechtliche und organisatorische Eignung Sie selbst beurteilen müssen.
Was kostet die Vorbereitung?
Ein Mandant, 100 Belege, komplett aufbereitet:
Die Rechnung ist transparent: Menge × Preis je Schritt. Bevor Sie starten, sehen Sie den Gesamtpreis auf den Cent genau — und nach dem Auftrag die Einzelrechnung in Ihrer Übersicht.
Abgerechnet wird über Token: 1 € = 1.000 Token. Den Preis sehen Sie vor jedem Auftrag auf den Cent genau auf dem Bildschirm. Fehlerhafte Dateien werden nach den geltenden Bedingungen gutgeschrieben. Keine laufende Grundgebühr im Standardtarif.
Datenschutz
Kernverarbeitung in der Region Frankfurt am Main (eu-central-1), AVV nach Art. 28 DSGVO zum Download. Für Lohndaten gilt: §37a BDSG beachten. Das ist keine Zusage, dass überhaupt keine Daten Deutschland oder die Europäische Union berühren — wo das vorkommen kann, benennen wir es einzeln in Abschnitt 9 der Datenschutzerklärung.
Häufige Fragen
Ist PDF/A wirklich nötig für die Ablage?
PDF/A ist für die langfristige Archivierung elektronischer Dokumente geeignet und kann ein technischer Baustein Ihrer Ablage sein. Die Gesamtbeurteilung nach GoBD hängt von Ihrem Verfahren ab; den aktuellen Preis sehen Sie vor jedem Auftrag auf dem Bildschirm.
Ersetzt das Verarbeitungsprotokoll meine Verfahrensdokumentation?
Nein. Das Verarbeitungsprotokoll dokumentiert den serverseitig nachgewiesenen Umfang der Verarbeitung. Ihre eigene Verfahrensdokumentation bleibt Ihre Aufgabe — unser Protokoll kann nur ein Baustein dafür sein.
Wo liegen meine Belege nach der Verarbeitung?
Für Arbeitsdaten gilt eine feste Frist von 7 Tagen ab Auftragsende. Die Freigabe setzt einen serverseitig nachgewiesenen Ende-zu-Ende-Löschstatus voraus. Die aufbereiteten Dateien übernehmen Sie in Ihre eigene Ablage.
Jetzt Ihre Belege vorbereiten
Der offene Start folgt in Kürze — mit 5 € Testguthaben (5.000 Token). Testen Sie den Durchlauf mit einem echten Mandanten-Belegstapel.
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Belegverarbeitung in der Kanzlei: Preise pro Datei · Auftragsverarbeitung DSGVO: Anbieter aus Deutschland prüfen
Hinweis: TitanCore24 ist ein Angebot von OBI-Systems, Einzelunternehmen aus Bad Vilbel. Entwicklung und Betrieb liegen in einer Hand — bei Fragen erreichen Sie den Entwickler persönlich.