OCR: Belege auslesen und für die Kanzlei nutzbar machen
Kurz gesagt: Belege abtippen ist die teuerste Tätigkeit, die keine Fachkraft braucht: 72,7 % der Kanzleien finden kein Personal, 10.022 Stellen für Steuerfachkräfte sind unbesetzt (wk-personalberatung.de, Juli 2026; clara-agent.de, Juli 2026). Auslesen per OCR heißt: Die Maschine liest Lieferant, Nummer, Datum, Beträge und Steuersätze aus dem Scan und liefert sie als prüfbare Daten — der Mensch prüft nur noch, statt abzutippen.
OCR bedeutet Optical Character Recognition: Maschinen lesen Text aus Scans, PDFs und Fotos. Für Kanzleien ist das der entscheidende erste Schritt, um aus einem Stapel Belege verwertbare Daten zu machen. TitanCore24 liest Belege für wenige Cent pro Datei aus — der genaue Preis steht vor jedem Auftrag auf dem Bildschirm. Ohne Abo, ohne Grundgebühr und mit Kernverarbeitung in der Region Frankfurt am Main — die Ausnahmen einzeln benannt in Abschnitt 9 der Datenschutzerklärung.
Warum manuelles Abtippen in Kanzleien zu teuer ist
Der eigentliche Aufwand liegt nicht im einzelnen Beleg, sondern in der Menge. Fünfzig Belege abtippen ist lästig. Fünfhundert Belege binden Stunden, die in der Kanzlei für Mandantenarbeit fehlen. Dazu kommt die Fehlerquote: Je monotoner die Arbeit, desto eher rutschen falsche Zahlen oder vertauschte Zeilen durch.
OCR nimmt genau diesen Flaschenhals heraus. Der Beleg wird maschinell ausgelesen und steht danach für die weitere Verarbeitung bereit. Die fachliche Prüfung bleibt bei der Kanzlei — die stupide Erfassungsarbeit fällt weg.
Was TitanCore24 beim Auslesen leistet
TitanCore24 konzentriert sich auf die Dateiarbeit rund um den Beleg. Das Auslesen kostet einen Festpreis pro Datei im Cent-Bereich. Auf Wunsch kommen die PDF/A-Umwandlung und das regelbasierte Umbenennen hinzu. Jede Verarbeitung wird im lückenlosen Verarbeitungsprotokoll dokumentiert.
Sie sehen den Preis vor jedem Auftrag auf den Cent genau auf dem Bildschirm. Abgerechnet wird über Token: 1 € = 1.000 Token. Fehlerhafte Dateien werden nach den geltenden Bedingungen gutgeschrieben.
Die Beispielrechnung für Ihre Kanzlei
Die Kosten der Texterkennung und Rechnungsanalyse ergeben sich aus Seitenzahl × live ausgewiesenem Preis je Seite und stehen vor jedem Auftrag auf den Cent genau auf dem Bildschirm. Damit lässt sich der Nutzen direkt gegenrechnen: Wenn Ihre Kanzlei für die Belege mehr an interner Zeit einsetzt, als der Auftrag kostet, ist das OCR-Auslesen wirtschaftlich. Der Einstieg bleibt mit 5 € Testguthaben risikoarm.
Wann OCR besonders gut funktioniert — und wo Grenzen liegen
Gute Scans mit klarem Druckbild liefern die besten Ergebnisse. Schräge Fotos, verwaschene Kassenbons oder handschriftliche Ergänzungen können die Erkennung erschweren. Darum ist der faire Umgang mit Fehlern wichtig: Fehlerhafte Dateien werden bei TitanCore24 automatisch gutgeschrieben.
Das macht den Dienst auch für gemischte Belegstapel praxistauglich. Sie testen reale Mandantenunterlagen, sehen die Quote und entscheiden auf Basis echter Ergebnisse — nicht auf Basis einer Verkaufspräsentation.
Datenschutz beim OCR-Auslesen
Belege enthalten personenbezogene Daten von Mandanten und deren Geschäftspartnern. Deshalb gelten bei TitanCore24 klare technische und vertragliche Punkte: Verarbeitung in Frankfurt am Main (eu-central-1), AVV nach Art. 28 DSGVO zum Download und serverseitig nachzuweisender Löschstatus nach der festen Frist von 7 Tagen ab Auftragsende. Das ist keine Zusage, dass überhaupt keine Daten Deutschland oder die Europäische Union berühren — wo das vorkommen kann, benennen wir es einzeln in Abschnitt 9 der Datenschutzerklärung.
Für Lohndaten gilt: §37a BDSG vor dem Upload prüfen. Im Zweifel beginnen Sie mit normalen Mandantenbelegen und klären den Lohndaten-Fall gesondert.
Häufige Fragen
Was kostet das Auslesen eines Belegs?
Wenige Cent pro Datei — den aktuellen Preis sehen Sie vor jedem Auftrag auf dem Bildschirm und unter Leistungen & Preise. PDF/A-Umwandlung und Umbenennen können separat dazukommen, ebenfalls mit festem Preis je Datei.
Wie funktioniert die Token-Abrechnung?
1 € entspricht 1.000 Token. Der Preis eines Auftrags wird vor der Ausführung angezeigt. Das 5 € Testguthaben entspricht 5.000 Token.
Was passiert bei schlecht lesbaren Belegen?
Wenn eine Datei nicht erfolgreich verarbeitet werden kann, wird sie nach den geltenden Bedingungen gutgeschrieben. Sie zahlen nur für erfolgreiche Verarbeitung.
Jetzt mit 5 € Testguthaben ausprobieren
Der offene Start folgt in Kürze — mit 5 € Testguthaben (5.000 Token). Damit prüfen Sie die Ergebnisse an echten Kanzleidaten — den Preis je Seite sehen Sie vor dem Start.
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Belegverarbeitung in der Kanzlei: Preise pro Datei · Belege für DATEV vorbereiten · Belege für die eigene Aufbewahrung vorbereiten
Hinweis: TitanCore24 ist ein Angebot von OBI-Systems, Einzelunternehmen aus Bad Vilbel. Entwicklung und Betrieb liegen in einer Hand — bei Fragen erreichen Sie den Entwickler persönlich.