E-Rechnungspflicht: Was jetzt 2026 gilt — und was 2027/2028 kommt
Kurz gesagt: Seit dem 01.01.2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — ohne Übergangsfrist, auch Kleinunternehmer. Die Pflicht zum Versand folgt gestaffelt: ab 01.01.2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 01.01.2028 für alle B2B-Rechnungen (§ 27 Abs. 38 UStG, Wachstumschancengesetz). Eine PDF-Datei per E-Mail ist dabei keine E-Rechnung — gefordert ist ein strukturiertes Format nach EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD. Heute erfüllen erst 6 % der befragten Unternehmen die Anforderungen vollständig (Quadient/opinionWay, Juni 2026).
Stand: August 2026 · Rechtsgrundlage § 14, § 27 Abs. 38 UStG (Wachstumschancengesetz)
Die E-Rechnung ist im deutschen B2B-Geschäft kein Zukunftsthema mehr: Seit dem 01.01.2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Gerade jetzt, im Übergangsjahr 2026, dürfen Papier- und PDF-Rechnungen noch verschickt werden — aber nur noch bis zum 31.12.2026. Danach greift die Pflicht zum Versand, gestaffelt: 2027 für größere Unternehmen, 2028 für alle. Diese Seite erklärt die Fristen, was eine echte E-Rechnung ausmacht und wie Sie eingehende E-Rechnungen vorbereiten: ausgelesen, einheitlich benannt, als PDF/A-Sicht — jeder Schritt mit festem Preis je Datei, sichtbar vor jedem Auftrag, mit lückenlosem Protokoll.
Was eine E-Rechnung ist — und was keine
Der häufigste Irrtum zuerst: Eine PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung. Seit dem 01.01.2025 gilt sie umsatzsteuerlich als „sonstige Rechnung" — im selben Topf wie die Papierrechnung.
Eine E-Rechnung nach § 14 UStG ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In der Praxis sind das vor allem zwei Formate: XRechnung (reiner XML-Datensatz) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML, ab dem Profil EN 16931). Entscheidend ist die Maschinenlesbarkeit: Software kann Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Zahlungsdaten direkt weiterverarbeiten — ohne Abtippen, ohne Tippfehler.
Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz (§ 14, § 27 Abs. 38 UStG). Diese Seite ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung — verbindlich sind Gesetz und die Schreiben des Bundesfinanzministeriums.
Die Fristen im Überblick
| Zeitraum | Empfangen | Ausstellen (B2B, inländisch) |
|---|---|---|
| seit 01.01.2025 | Pflicht für alle inländischen Unternehmen — ohne Übergangsfrist, auch Kleinunternehmer | E-Rechnung freiwillig möglich; Übergangsregelung läuft |
| bis 31.12.2026 (aktuelles Übergangsjahr) |
unverändert Pflicht | Papier- und PDF-Rechnungen noch erlaubt — PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Ab 01.01.2027 ist Schluss für größere Unternehmen |
| ab 01.01.2027 | unverändert Pflicht | Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz (maßgeblich ist der Umsatz 2026) |
| ab 01.01.2028 | unverändert Pflicht | Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze |
Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Umsätze an Endverbraucher (B2C) sind von der Pflicht ausgenommen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind nach derzeitiger Lesart der BMF-Schreiben von der Ausstellungspflicht befreit — aber empfangen können müssen sie E-Rechnungen bereits seit 2025.
Übrigens kein Neuland für alle: Wer an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) liefert, stellt schon seit 2020 E-Rechnungen — die B2B-Pflicht zieht dieses Prinzip jetzt in den gesamten Wirtschaftsverkehr.
Der wichtigste Punkt wird gern übersehen: Die Empfangspflicht läuft schon. Ein Lieferant darf Ihnen heute eine XRechnung schicken, und Sie können sie nicht mit dem Hinweis ablehnen, Sie könnten das Format nicht lesen.
Was das für Ihren Belegeingang heißt — und was TitanCore24 beiträgt
Eingehende E-Rechnungen landen künftig in zwei Gestalten bei Ihnen: als reine XML-Datei (XRechnung) oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem Datensatz. Beide müssen erfasst, lesbar gemacht, einheitlich abgelegt und nachvollziehbar dokumentiert werden. Genau diese Vorbereitungsstufe übernimmt TitanCore24:
- Inhalt erfassen (Betrag, Nummer, Datum, Lieferant): KI-Belegauslesung, auch aus ZUGFeRD-PDF
- Einheitliche, aussagekräftige Dateinamen: regelbasiertes Umbenennen nach Ihrem Schema
- Dauerhaft lesbare Belegansicht: Umwandlung in PDF/A
- Auffälligkeiten erkennen (doppelte Nummern, abweichende Beträge): Anomalie-Prüfung (Zubuchung)
- Nachvollziehbarkeit der Verarbeitung: Verarbeitungsprotokoll als technischer Baustein — inklusive
Die Preise je Schritt stehen vor jedem Auftrag auf dem Bildschirm und unter Leistungen & Preise.
Abgerechnet wird über Token: 1 € = 1.000 Token. Den Preis sehen Sie vor jedem Auftrag auf den Cent genau. Fehlerhafte Dateien werden nach den geltenden Bedingungen gutgeschrieben. Keine laufende Grundgebühr im Standardtarif.
Die ehrlichen Grenzen — zwei Stück, beide wichtig
Erstens: TitanCore24 erstellt keine E-Rechnungen. Wir sind kein Rechnungsprogramm und ersetzen weder Ihre Buchhaltungssoftware noch Ihren Steuerberater. Unser Platz ist der Belegeingang: Was bei Ihnen ankommt, wird vorbereitet — für Ihre Ablage, Ihre Kanzlei, DATEV.
Zweitens: Die Archivierung liegt bei Ihnen — und das Original zählt. Eingehende E-Rechnungen müssen im strukturierten Originalformat aufbewahrt werden. Bei ZUGFeRD ist der eingebettete XML-Datensatz maßgeblich, nicht die PDF-Ansicht; eine reine PDF/A-Datei ersetzt das Original nicht. Unsere PDF/A-Umwandlung ist deshalb die lesbare Belegansicht für Menschen — das Original-XML geben wir unangetastet mit zurück, und beides gehört in Ihre Technische Belegvorbereitung für das eigene GoBD-Verfahren. Die Arbeitsdaten werden nach einer festen Frist von 7 Tagen ab Auftragsende zur Löschung vorgesehen: Ihre Belege lagern nicht dauerhaft bei einem Dienstleister, sondern dort, wo sie hingehören.
Was kostet die Vorbereitung?
Ein Mandant, 100 eingehende Rechnungen, komplett aufbereitet:
Die Rechnung ist transparent: Menge × Preis je Schritt. Bevor Sie starten, sehen Sie den Gesamtpreis auf den Cent genau — inklusive der optionalen Anomalie-Prüfung, wenn Sie sie wählen.
Datenschutz
Kernverarbeitung in der Region Frankfurt am Main (eu-central-1), AVV nach Art. 28 DSGVO zum Download. Rechnungen enthalten personenbezogene Daten Ihrer Geschäftskontakte — die Verarbeitung bleibt in Deutschland. Das ist keine Zusage, dass überhaupt keine Daten Deutschland oder die Europäische Union berühren — wo das vorkommen kann, benennen wir es einzeln in Abschnitt 9 der Datenschutzerklärung.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 — etwa XRechnung oder ZUGFeRD (ab Profil EN 16931). Eine einfache PDF-Datei gilt seit dem 01.01.2025 umsatzsteuerlich als sonstige Rechnung, genau wie Papier.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Beim Empfang: ja. Seit dem 01.01.2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — ohne Übergangsfrist, auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Bei der Ausstellung sind Kleinunternehmer dagegen nach derzeitiger Lesart der BMF-Schreiben von der Pflicht befreit.
Reicht es, eine E-Rechnung als PDF/A zu archivieren?
Nein. Eingehende E-Rechnungen müssen im strukturierten Originalformat aufbewahrt werden — bei ZUGFeRD ist der XML-Datensatz maßgeblich, nicht die PDF-Ansicht. Eine PDF/A-Datei allein ersetzt das Original nicht. PDF/A ist sinnvoll als lesbare Belegansicht, das Original-XML gehört dazu in Ihre Ablage.
Jetzt Ihren Belegeingang vorbereiten
Der offene Start folgt in Kürze — mit 5 € Testguthaben (5.000 Token). Testen Sie den Durchlauf mit einem echten Stapel eingehender Rechnungen.
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Technische Belegvorbereitung für das eigene GoBD-Verfahren: Belege richtig vorbereiten · Belege für DATEV vorbereiten · Belegverarbeitung in der Kanzlei: Preise pro Datei
Hinweis: TitanCore24 ist ein Angebot von OBI-Systems, Einzelunternehmen aus Bad Vilbel. Entwicklung und Betrieb liegen in einer Hand — bei Fragen erreichen Sie den Entwickler persönlich.